Konferens

En konferens är en väl förberedd större sammankomst för föredrag och diskussioner. Sammankomsterna ger också möjlighet till att möta kolleger och diskutera med dem vid sidan av den schemalagda delen. En konferens kan också vara en intern personalkonferens utan externa gäster, där tillfälle ges att arbeta och diskutera med sina kollegor utanför den dagliga verksamheten t.ex. med syfte att optimera denna dagliga verksamhet. Även personalkonferenser bör vara väl förberedda. Denna form av sammankomst är vanlig för internationella träffar för forskare och också för deltagare i andra intresseorganisationer, till exempel World Economic Forum.

Konferenser arrangeras ofta på särskilda konferensanläggningar, men även på hotell eller helt enkelt någonstans där det finns en större lokal. Det finns t.ex. ett antal hotell och konferenscenter i Skåne som har möjlighet att anordna konferenser av olika storlekar och forum. Många större städer och regioner har också en särskild konferensbyrå, en så kallad Convention Bureau, som till exempel Destination Skåne eller Destination Uppsala. Syftet med detta är att attrahera och underlätta arrangemanget av konferenser och kongresser till staden eller regionen. Besök gärna Tomarp Gårdshotell för Konferens i Skåne

Anordna en konferens

Att arrangera en konferens är som att svälja en melon. Man kan inte sluka den hel utan måste dela upp den i små, små bitar för att kunna sätta i sig den. Men genom att göra det stegvis och ha tålamod, så lyckas man. Vilka är då de olika delarna/stegen i att arrangera en konferens? Först och främst är det att ställa sig frågan: vad är syftet med konferensen? Nästa steg är givetvis att ställa sig frågan: hur ska jag med konferensen uppnå syftet? Sedan är det att besvara frågan. Om syftet är teambildning så kan sättet att uppnå detta syfte vara att förlägga konferensen på en kursgård med teambildning som specialitet, eller att anlita en coach med teambildnings som specialitet.

Ett tips är att gå in i organisationen och leta efter kompetensen där, kanske har ni någon som redan är bra på att få människor att gå samman. Sedan följer det fler frågor och fler frågor – som alla ska besvaras med minst ett svar (egentligen minst två och helst flera). Var ska konferensen hållas? Hur många kommer? Vilka är de? (ålder, bakgrund, förväntningar, erfarenhet) Var ska de bo? Vad ska de äta? Vad KAN de äta? (allergi, vegetarian) Vad får allting kosta? Ska det finnas underhållning? Vilken utrustning behövs? Finns denna på plats eller måste den hyras in?

Tips för en lyckad konferens

  • Planera i god tid och med eftertanke.
  • Välj rätt anläggning och lokal i förhållande till vad ni ska diskutera och de aktiviteter ni ska göra.
  • Gör en effektiv och prisvärd resplan.
  • Tänk på allergikerna och planera maten.
  • Var tydlig med agendan, och informera alla viktiga händelser direkt samt när pauser skall hållas.
  • Ta regelbundna pauser så att deltagarna får sträcka benen och få lite luft.
  • Varva nytta med nöje, gör övningar och roliga exempel.
  • Fyll på med energi men tänk nyttigt, frukt och grönt är bättre än kakor och snacks.
  • Använd hjälpmedel rätt som ljud, bild, känslor och luktsinne.
  • Ordna en aktivitet eller överraskning när ni ändå är på konferens som svetsar samman er och ger deltagarna en extra längtan.
  • Utnyttja platsens möjligheter och gör saker ni normalt inte gör på arbetsplatsen som att basta eller promenad i naturen.
  • Ge tid mellan mötet och middagen så att deltagarna kan vila en stund och komma fräscha till middagen
  • Följ upp och reflektera över konferensen ni haft, uppnådde ni syftet?